GME Managed Mail

Cloud Backup und Archivierung nach DSGVO und GoBD Kriterien

Cloud ist gut – Mit Backup ist’s besser!

Wenn auch Sie SaaS Lösungen wie Microsofts (Office) 365 nutzen, liegen Ihre Emails und Daten gesichert in einem deutschen Rechenzentrum. Microsoft garantiert Ihnen auch ein Backup & Restore von Daten für einen begrenzten Zeitraum nach folgenden Punkten:

KURZFRISTIGER (93-TÄGIGER) DATENVERLUST DURCH NUTZERFEHLER, WENN PAPIERKORB/ VERSIONSHISTORIE VORHANDEN SIND (EINSCHLIESSLICH DES NEUEN ONEDRIVE „FILES RESTORE“
KURZFRISTIGER DATENVERLUST DURCH ADMINISTRATIVE FEHLER (14 TAGE) MIT SOFT-DELETE FÜR GRUPPEN UND POSTFÄCHER ODER SERVICEGEFÜHRTEM ROLLBACK

Für alle weitern Szenarien sind Sie als Kunde verantwortlich. Daher bieten wir Ihnen im Rahmen unserer Manged Mail Services ein Cloud Backup Ihrer Emails und Daten (inkl. Sharepoint und OneDrive) mit unbegrenztem Volumen und Vorhaltezeitraum an. So sind Sie bei menschlichen Fehlern oder gar einer Cyberattacke bestens gerüstet und schnell wieder arbeitsfähig.

Näheres dazu in unserem Blog Beitrag „Warum brauche ich ein Backup für Microsoft 365?“.

Ihre Vorteil im Überblick:

Exchange Online
Sicherung Ihrer Outlook-Mailboxen, Archive, Ordner, Chats, Kalender, Kontakte, Nachrichten, Berechtigungen und mehr
SharePoint Online
Schutz Ihrer Site Collections oder granularer Sites, Listen, Bibliotheken, Ordner, Elemente, Metadaten, Sicherheitseinstellungen und Versionsverläufe
Microsoft Teams
Sicherung Ihrer Teams-Kanäle, Privater Kanäle, Konversationen, Arbeitsdateien, Besprechungselemente und mehr.
Mühelose Wiederherstellung in wenigen Klicks.
OneDrive for Business
Sicherung Ihrer Listen, Bibliotheken, Ordner, Elemente, Metadaten, Sicherheitseinstellungen und Versionsverläufe in OneDrive for Business
Project Online
Sicherung Ihrer Pläne, Aufträge, Aufgaben und Dateien in Project Online
Planner
Planner-Aufgaben, Buckets, Fortschritte, Bezeichnungen und Aufgabenzuweisungen werden sicher und jederzeit zugänglich aufbewahrt.

Sicherung und Archivierung des geschäftlichen, elektronischen Schriftverkehrs.

Am 01.01.2015 traten die Regelungen der GoBD in Kraft. Diese betreffen auch die revisionssichere Archivierung Ihres E-Mail Schriftverkehrs, um eine einfach Betriebsprüfung durch Steuerprüfer und das Finanzamt zu gewährleisten.

Was bedeutet GoBD-konform?

Ein Unternehmer handelt GoBD-konform, wenn er über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfristen hinweg, die in den GoBD verankerten Ordnungsvorschriften sicherstellen kann. Diese Ordnungsmäßigkeit gilt für alle steuerrelevanten Dokumente – egal ob in Papierform oder elektronisch in Form z.B. einer E-Mail. Demnach müssen Sie eine Buchführung sicherstellen, in der alle geschäftsrelevanten Daten nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden.

Rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mails

Fast jedes Unternehmen verfügt über eine Lösung für elektronischen Schriftverkehr in Form von E-Mail-Servern oder diversen Groupware-Lösungen. Diese funktionieren vom Grund her einwandfrei, sind jedoch nicht darauf ausgelegt riesige Datenmengen vorzuhalten, geschweige denn diese rechtskonform zu archivieren.

Eine E-Mail Archivierung ist hier das Mittel der Wahl. Mit GME Managed Mail erfüllen Sie zum einen alle rechtlichen Anforderungen der DSGVO und GoBD und zum anderen entlasten Sie Ihre Systeme.

Ihre Vorteil im Überblick:

Schutz vor Datenverlusten
Anwender können wichtige E-Mails nach Belieben oder aus Versehen unbemerkt löschen. Oft löschen Anwender ihr gesamtes Postfach, wenn diese aus dem Unternehmen ausscheiden. Unternehmen können so täglich wichtige Datenverlieren.

Über eine E-Mail-Archivierungslösung können alle bestehenden, sowie alle zukünftig ein- und ausgehenden E-Mails im Unternehmen durch das Aufsetzen einer Journal-Archivierung nach den empfohlenen Vorgaben vollständig archiviert werden. E-Mails können dabei noch vor der Zustellung an den Anwender archiviert werden, wodurch Datenverluste vollständig ausgeschlossen werden
Rechtliche Sicherheit
Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden rechtlichen Anforderungen (z.B. aus §147 AO oder §257 HGB) verpflichten Unternehmen grundsätzlich dazu, E-Mails über viele Jahre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden.

Die Verantwortung für die Umsetzung der rechtlichen Vorgaben liegt bei der Geschäftsführung eines Unternehmens. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden.
Reduzierung von IT-Kosten und Aufwänden
Das stark steigende Datenvolumen setzt IT-Verantwortliche zunehmend unter Druck. Die Sicherheit und Verfügbarkeit der Daten sicherzustellen erfordert Jahr für Jahr mehr Zeit und Ressourcen. Durch E-Mail-Archivierung kann diese Kostenspirale wirkungsvoll durchbrochen werden:

▪ Storage-Anforderungen und Kosten werden durch die Auslagerung der E-Mails in ein Archiv dauerhaft reduziert
▪ Die zeitaufwändige Wiederherstellung von E-Mails aus alten Datensicherungen entfällt. Anwender können E-Mails bei Bedarf selbstständig wiederherstellen
▪ Die Komplexität von Backup- und Wiederherstellungsprozessen für den E-Mail-Server wird deutlich reduziert
▪ Dezentral gespeicherte E-Mail können zusammengeführt und einfach gesichert werden.
Steigerung der Produktivität
Durch den schnellen und umfassenden Zugriff auf die Informationsressource E-Mail kann die Produktivität im Unternehmen entscheidend verbessert werden:

▪ verschiedene Wege (z.B. Integration in Microsoft Outlook) auf das Archiv zugreifen und Volltextsuche
▪ Postfachbegrenzungen werden überflüssig.
▪ Die Archiv-Suche kann auf Unternehmensebene bei E-Discovery-Szenarien verwendet werden.

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Zeit ist in der Technologiewelt von entscheidender Bedeutung. Verlieren Sie keine Minute und ergreifen Sie jetzt die Chance auf eine optimierte, sichere und zukunftsfähige IT-Landschaft. Unser Formular ist der Schlüssel zu individuellen Managed Services, die Ihre IT-Herausforderungen meistern.

Jetzt ausfüllen und den ersten Schritt in eine sorgenfreie IT-Zukunft setzen!

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Cloud Backup und Archivierung nach DSGVO und GoBD Kriterien

Cloud ist gut – Mit Backup ist’s besser!

Ihre Vorteil im Überblick:

Exchange Online

SharePoint Online

Microsoft Teams

OneDrive for Business

Project Online

Planner

Sicherung und Archivierung des geschäftlichen, elektronischen Schriftverkehrs.

Was bedeutet GoBD-konform?

Rechtssichere Archivierung Ihrer E-Mails

Ihre Vorteil im Überblick:

Schutz vor Datenverlusten

Rechtliche Sicherheit

Reduzierung von IT-Kosten und Aufwänden

Steigerung der Produktivität

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