Irrtümer E-Mail-Archivierung

Die 5 größten Irrtümer zum Thema E-Mail-Archivierung.

Auch lange nach den rechtlichen Anpassungen der DSGVO und GoBD kursieren immer noch viele Irrtümer im Netz und den Köpfen der Anwender. Wir möchten Ihnen die 5 größten Irrtümer in diesem Artikel vorstellen.

E-Mail-Archivierung ist nur für große Konzerne verpflichtend

Es spielt keine Rolle welche Größe Ihr Betrieb hat. Konzerne, Mittelstand, KMU oder Einzelunternehmer sind verpflichtet E-Mails ordnungsgemäß aufzubewahren. Alle Unternehmen mit Gewinnerzielungsabsicht unterliegen den Prinzipien der Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern (GoBD).

E-Mail Backup und E-Mail-Archivierung sind das Gleiche

Grundsätzlich gilt: E-Mail-Backup und E-Mail-Archivierung können sich nicht gegenseitig ersetzen, aber im Zusammenspiel perfekt ergänzen. Das Backup sichert in der Regel täglich Ihre E-Mails zu einem bestimmten Zeitpunkt. In der Zwischenzeit können allerdings Inhalte geändert oder gelöscht werden. Ihre Daten sind folglich nicht manipulationssicher und rechtssicher gespeichert. Hier ist eine E-Mail-Archivierung erforderlich, die ein- und ausgehende Mails sofort archiviert.

Irrtum 2
Irrtum 3

E-Mail-Archivierung und Datenschutz sind nicht miteinander vereinbar

Oftmals heißt es E-Mail-Archivierung und Datenschutz lassen sich nicht vertretbar rechtskonform nutzen. Mit Hilfe von regelbasierter Löschung lassen sich diese beiden Ansätze sehr wohl miteinander vereinbaren. So können Nachrichten mit personenbezogenen Daten nach gesetzlichen Fristen automatisch gelöscht werden. (Beispielsweise Bewerbungsunterlagen)

Gedruckte E-Mails in der Ablage sind ausreichend

Laut den GoBD müssen geschäftliche Belege im Originalformat aufbewahrt werden. Ein Ausdruck der E-Mail als auch von Anhängen (z.B. PDFs oder Bildmaterial) entspricht also nur einer Kopie und erfüllt damit nicht die gesetzlichen Anforderungen des Originals.

Irrtum 4

Nur Rechnungsbelege müssen archiviert werden

Einzig die Rechnung eines Geschäftsvorgangs zu archivieren deckt nicht den gesamten Verlauf der Kommunikation ab. Unternehmen unterliegen der Pflicht den gesamten Geschäftsprozess zu archivieren. Das schließt neben der Rechnung auch das Angebot, Rücksprachen zum Projekt sowie Auftragserteilung und Lieferbelege ein.

Fazit:

Die Archivierungspflicht gilt für alle Unternehmen – egal ob Einzelunternehmer oder Großkonzern. Das Backup der Kommunikation entspricht nicht der manipulationssicheren Archivierung und reicht somit nicht aus. Datenschutz und Archivierung lassen sich durch die korrekte Einrichtung und Administration sehr wohl in Einklang bringen. Es reicht nicht aus, gedruckte Belege aus digitalen Prozessen abzulegen, da diese nicht dem Originalformat entsprechen. Neben der Rechnung müssen auch alle anderen Stufen des geschäftlichen Prozesses archiviert werden.

Wenn Sie diese Grundsätze beachten, sind Sie auf der sicheren Seite.

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